HELISA
Paso 1:
Creación de la empresa.
(Menú: Directorio de empresas)
Inicialmente
debe crear su empresa de trabajo en HELISA GW
En general es
posible crear hasta 100 empresas con parametrizaciones y datos independientes.
Debe diligenciar los datos principales de la compañía, los
cuales la identificarán en diferentes procesos tales como la elaboración de
informes e impresión de documentos entre otros. Estos datos son:
·
Nombre:
·
Local:
·
Identidad:
·
Dirección,
teléfonos, fax y ciudad:
·
Datos básicos
·
Casa Matriz:
·
Apartado
aéreo, dirección de Internet y correo electrónico: Estructura de
cuentas:
·
Información
tributaria
·
Tipo de
persona:
·
Actividad
económica de la empresa:
·
Nit DIAN y Nit
DIAN local:
·
Régimen:
·
Modo ICA
·
Autoretenedor
·
Funcionarios
·
Logotipo
·
Usuarios:
Paso 2:
Definir parámetros.
Una vez creada la empresa es indispensable personalizar
los parámetros del módulo Administrador. Los parámetros en HELISA GW se dividen
en dos grupos; globales y particulares.
Definir los parámetros globales. Guía de inicio de Administración .En la sección de
Parámetros globales se definen todos aquellos lineamientos que van a servir
para todas las empresas, es decir, que estos parámetros van a ser definidos una
sola vez y sirven para todas las empresas creadas en HELISA GW. Para
acceder a estas opciones, elija en el menú, la opción “PARÁMETROS” y luego el
ítem “Globales”.
Lista de usuarios.
(Menú: Parámetros/Globales/Lista de usuarios)Los usuarios son las personas que tendrán acceso a HELISA
GW. Es necesario definir los usuarios que van a utilizar el sistema y los
permisos que tiene cada uno de ellos en las diferentes opciones con el fin de
establecer niveles de acceso para cada uno de ellos y una capa de seguridad a
la información registrada.
Conceptos frecuentes (de acceso rápido).
(Menú: Parámetros/Globales/Lista de Conceptos frecuentes)
Estos conceptos son de gran ayuda en la captura de
información cuando en los asientos contables son utilizados con frecuencia.
Cada concepto creado tendrá el texto usado en la captura y la tecla de acceso
rápido. Esta última permite que el concepto sea mostrado automáticamente con la
combinación de teclas Ctrl. + Tecla de acceso indicada en la captura de
información.
Las formas de pago.
(Menú: Parámetros/Globales/Formas de pago)
En los procesos de captura de información de cuentas por
cobrar y cuentas por pagar es necesario establecer los términos de vencimiento
de las obligaciones. Estos términos pueden estar definidos a una o más cuotas
con diferentes fechas de vencimiento.
HELISA GW brinda
una gran variedad de modalidades en la creación de formas de pago, estas son:
• Negociable:
• Fija:
Los funcionarios.
(Menú: Parámetros/Particulares/Lista de funcionarios)
La lista de funcionarios contiene cada una de las personas
que estarán vinculadas a procesos en el sistema tales como gerentes,
vendedores, responsables de materiales, revisores, contadores, entre otros.
En la
impresión de informes es posible incluir los nombres y cargos de los
funcionarios que actúan como Contador, Revisor fiscal y Gerente los cuales
aparecen como firmas responsables de los mismos.
Documentos a trabajar.
(Menú: Parámetros/Particulares/Lista de documentos)
Los documentos son los tipos de transacciones que se
trabajan en la captura de información tales como recibos de caja, comprobantes
de egreso, comprobantes de contabilidad y facturas de venta entre otros.
HELISA
GW sugiere una lista de documentos
tradicionalmente más usados, sin embargo, es conveniente revisarlos con el fin
de personalizarlos.
Información general: Contiene la información general del documento y consta de los
siguientes ítems:
Tipo:
Identifica al documento hasta con cuatro (4) caracteres
alfanuméricos (Ej. RC, CE, FV, etc.)
Nombre:
Nombre completo del documento.
Consecutivo:
Número desde el cual iniciara el contador de los
documentos.
Consecutivo automático:
Indica, si el número de documento se puede modificar en la
captura de documentos o no.
Módulo:
Módulo al cual pertenece el documento (Ej. Contabilidad,
Inventario, etc.).
Documento fuente:
Esta marca indica si el documento maneja un documento
alterno en la captura. Por ejemplo este parámetro es usado cuando un proveedor
expide una factura con un tipo y numero que obviamente no corresponde a
consecutivos de nuestros datos, pero es necesario grabarlo en contabilidad con
un tipo y número consecutivo propio de la empresa, sin pérdida del original.
Clase:
Establece el tipo de transacción que realizará el
documento. Este parámetro es clave para determinar si el documento es de
elaboración manual (como recibos de caja, comprobantes de egreso, etc.) o de
elaboración automática (tales como ajustes por inflación, cancelación de
cuentas de resultado, etc.).
Estructura del código contable.
(Menú: Parámetros/Particulares/Contabilidad/ Estructura
del código contable)
La longitud del código de cada cuenta estará determinado
por los dígitos que se asignen en cada nivel, por lo tanto es necesario
establecer los parámetros para que este código se ajuste a las necesidades de
la compañía.
Estructura: Defina
la cantidad de dígitos que utilizará cada nivel. La cantidad de dígitos estará
dada por el número de auxiliares que manejarán las cuentas, sin embargo en la
parte inferior se muestra un ejemplo gráfico que representa los niveles y
dígitos elegidos. Recuerde que no se necesita crear cuentas auxiliares para los
terceros, clientes o centros de costo debido a que existen módulos
especializados para la manipulación de estos ítems.
Naturaleza de las cuentas:
Determine los códigos de cuentas para los niveles mayores
del plan de cuentas.
Modelo:
Es el modelo a elegir en la presentación de informes tipo
balance. El modelo A presenta los balances desde el nivel 1 (Clase) en
adelante, l modelo B presenta los balances desde el nivel 2
Guía de inicio de Administración
(Grupo) en adelante y el modelo C presenta los
balances desde el nivel 3 (Cuenta) en adelante.
No obstante se puede definir un código contable con máximo
20 dígitos repartidos en máximo 10 niveles.
Defina los impuestos a aplicar.
(Menú: Parámetros/Particulares/Terceros e impuestos/
Impuestos, descuentos y valores)
Cada tipo de impuesto y su respectiva tarifa puede ser
creado en HELISA GW con el fin de calcularlos de manera
automática y agilizar la captura de estos.
Los impuestos a crear deben contener los siguientes datos:
• Código Interno:
•
Descripción:
• Tipo :
•
Clase de
tarifa:
• Tarifa o Valor:
• Base:
• Redondear:
• Naturaleza:
